Q. 처음 연락온 바이어가 샘플 40켤레 보내달래요.. 배송비까지 저희가 내나요?

처음 인콰이어리 받으면 다들 그 걱정부터 하세요. 그런데 샘플 운송비를 바이어한테 부탁하는 건 실례가 아니라 흔한 일이에요. 샘플 자체는 무상으로 주더라도 특송비는 바이어가 내는 경우가 많고, 수입을 진지하게 검토하는 바이어라면 이 정도 요청에 연락을 끊진 않습니다. 오히려 여기서 어떻게 나오는지 보면 상대가 얼마나 진지한지 감이 와요.

제일 깔끔한 건 DHL이나 FedEx 계정번호(courier account number)를 달라고 하는 거예요. 그 번호로 운송장을 만들면 운송비가 바이어 계정으로 청구되는 착불(collect) 방식이라, 저희는 포장해서 픽업만 맡기면 됩니다. 운영자도 일본 바이어 건에서 바이어가 준 FedEx 계정번호로 착불 픽업을 신청했는데 사흘 만에 도착했어요. 계정이 없다고 하면 운송비만 먼저 송금받거나, 샘플비를 받고 첫 오더 때 그만큼 빼 주겠다고 하시면 돼요. 40켤레를 한 번에 다 보낼 필요도 없어요. 6종을 대표 사이즈로 한 켤레씩 먼저 보내고 관심 모델이 정해지면 그 모델만 사이즈별로 보내겠다고 하면, 샘플은 무상으로 주면서 부담은 확 줄어서 사장님께 말씀드리기도 편하실 거예요.

gmail 주소 하나로 가짜라고 단정할 순 없어요. 작은 수입상은 개인 메일을 쓰는 곳도 있거든요. 대신 답장할 때 회사 이름과 홈페이지, 폴란드에서 어떤 채널(매장·온라인몰·도매)로 팔 건지, 첫 오더 예상 수량을 같이 물어보세요. 여기에 구체적으로 답하는 바이어가 실제 오더까지 가는 경우가 많고, 질문은 대충 넘기면서 샘플만 재촉하면 한번 의심해 보셔도 돼요. 폴란드 법인이면 현지 기업등록부(KRS)에 회사명이 나오는지도 볼 수 있고, KOTRA·K-SURE로 확인하는 순서는 거래 전 바이어 확인 방법에 정리돼 있어요.

보낼 때 인보이스는 하나만 조심하세요. 무상 샘플이어도 금액을 0이나 FREE로 쓰면 안 되고 가액을 적어야 해요. DHL도 무상 물품이라도 금액을 적으라고 안내하고, 폴란드 DHL은 샘플을 SAMPLE 표시한 proforma invoice로 보내라고 돼 있어요. 품명도 «SAMPLE» 한 단어 말고 «sports socks»처럼 구체적으로 쓰시고요. 그리고 착불로 보냈는데 바이어가 운송비나 도착지 관세를 안 내면 DHL 약관상 결국 보낸 쪽이 물어내게 돼 있으니, 관세·부가세도 바이어가 낸다는 답을 메일로 한 줄 받아 두세요. 보낸 뒤 운송장 번호 알리는 메일은 무역 영어 이메일 템플릿의 «샘플 발송 안내»를 고쳐 쓰시면 금방입니다.