수출 가이드 · 서류
견적송장(PI, Proforma Invoice) 작성법과 필수 항목
수출 견적송장(Proforma Invoice)에 반드시 들어가야 하는 항목, 금액 영문 표기(SAY … ONLY), 결제 조건 쓰는 법, 바이어와 분쟁을 부르는 흔한 실수를 예시와 함께 정리했습니다.
견적송장(PI, Proforma Invoice)은 물건을 보내기 전에 바이어에게 보내는 가격 확정 견적서입니다. 바이어가 서명해 돌려주면 계약서 역할을 하고, 선금(T/T) 송금이나 신용장(L/C) 개설, 수입 허가 신청의 근거 서류로 쓰입니다. 정해진 양식은 없지만 들어가야 할 항목은 거의 정해져 있습니다.
꼭 들어가야 하는 항목
| 항목 | 영문 표기 | 쓰는 법 |
|---|---|---|
| 판매자 · 구매자 | Seller / Buyer (Messrs.) | 회사명, 주소, 연락처를 영문으로 |
| 견적 번호 · 발행일 | PI No. · Date | PI-20260929-01처럼 날짜를 넣으면 관리가 쉽습니다 |
| 유효 기한 | Valid until | 보통 발행일부터 15~30일. 환율·원가가 바뀌는 것을 막아 줍니다 |
| 인도 조건 | Terms of delivery | 조건 + 장소. 예: FOB Busan, Korea |
| 결제 조건 | Terms of payment | 예: T/T 30% in advance, 70% before shipment |
| 선적항 · 도착항 | Port of loading / discharge | EXW·FOB 조건이라도 적어 두는 것이 좋습니다 |
| 선적 시기 | Time of shipment | 예: Within 30 days after receipt of advance payment |
| 원산지 | Country of origin | Republic of Korea |
| 품목 표 | Description · HS Code · Quantity · Unit Price · Amount | 품명은 영문으로 구체적으로, 통화 단위를 표 머리에 표시 |
| 합계와 영문 금액 | TOTAL · SAY … ONLY | 숫자 합계와 영문 금액을 함께 |
| 포장 | Packing | 예: Export standard carton, 50 pcs per carton |
| 입금 은행 | Bank information | 은행명, SWIFT 코드, 계좌번호, 예금주 |
| 서명 | Signature | 판매자 서명·직인, 바이어 승인 서명란 |
금액 영문 표기 (SAY … ONLY)
숫자는 한 자리만 틀려도 금액이 크게 달라지므로, 합계를 영문으로 한 번 더 적습니다. 끝에 ONLY를 붙여 뒤에 글자를 덧붙이지 못하게 합니다.
USD 14,420.00 → SAY: US DOLLARS FOURTEEN THOUSAND FOUR HUNDRED TWENTY ONLY.
USD 12,345.67 → SAY: US DOLLARS TWELVE THOUSAND THREE HUNDRED FORTY-FIVE AND CENTS SIXTY-SEVEN ONLY.
센트가 있으면 «AND CENTS …»로 붙입니다. 엔화·동처럼 소수점이 없는 통화는 정수만 씁니다.
결제 조건 쓰는 법
| 방식 | 영문 예시 | 특징 |
|---|---|---|
| 전액 선금 | T/T 100% in advance | 판매자에게 가장 안전. 첫 거래·소액에 많이 씀 |
| 선금 + 선적 전 잔금 | T/T 30% in advance, 70% before shipment | 가장 흔한 방식. 잔금이 들어와야 선적 |
| 선금 + 서류 사본 받고 잔금 | T/T 30% in advance, 70% against copy of B/L | 바이어 부담이 줄어 협상에 유리. 잔금 미회수 위험이 조금 있음 |
| 신용장 | Irrevocable L/C at sight | 은행이 지급을 보증. 서류 준비가 까다로움 |
| 추심 | D/P at sight | 서류와 대금을 맞바꿈. 은행 보증은 없음 |
선금 비율을 적으면 PI에 선금과 잔금 금액을 따로 적어 주는 것이 좋습니다. 예: Advance payment (30%): USD 4,326.00 · Balance (70%): USD 10,094.00.
분쟁을 부르는 흔한 실수
- 조건 뒤 장소 누락: «FOB»만 쓰면 어느 항구 기준인지 알 수 없습니다. 항상 «FOB Busan, Korea»처럼 적습니다.
- 단가와 금액 불일치: 단가를 반올림한 뒤 수량을 곱한 값과 합계가 달라지는 경우가 많습니다. 단가를 먼저 확정하고 «단가 × 수량»으로 금액을 다시 계산하세요.
- 통화 표시 누락: 달러가 여러 나라에 있으므로 USD, AUD, CAD처럼 통화 코드로 적습니다.
- 유효 기한 없음: 몇 달 뒤 옛 가격으로 주문이 들어오면 거절하기 어렵습니다.
- 품명이 너무 뭉뚱그려짐: «Tumbler»보다 «Stainless Steel Vacuum Tumbler 500ml»처럼 재질·용량을 적어야 수입국 통관에서 HS 코드 문제가 줄어듭니다.
- 은행 정보 오류: SWIFT 코드나 예금주 영문명이 한 글자만 달라도 송금이 반송됩니다.
PI를 보낸 다음
- 바이어가 PI에 서명해 돌려보내면 주문 확정으로 봅니다.
- 선금이 들어오면 생산·선적 일정을 잡습니다.
- 선적할 때는 같은 내용으로 상업송장(CI)과 패킹리스트를 만듭니다. PI와 품명·단가·조건이 달라지지 않게 주의합니다.
원가와 박스 규격만 넣으면 EXW부터 DDP까지 조건별 단가와 영문 PI·CI·PL이 바로 나옵니다.
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