수출 가이드 · 서류
견적송장(PI, Proforma Invoice) 작성법과 필수 항목
수출 견적송장(Proforma Invoice)에 반드시 들어가야 하는 항목, 금액 영문 표기(SAY … ONLY), 결제 조건 쓰는 법, 바이어와 분쟁을 부르는 흔한 실수를 예시와 함께 정리했습니다.
견적송장(PI, Proforma Invoice)은 물건을 보내기 전에 바이어에게 보내는 가격 확정 견적서입니다. 바이어가 서명해 돌려주면 계약서 역할을 하고, 선금(T/T) 송금이나 신용장(L/C) 개설, 수입 허가 신청의 근거 서류로 쓰입니다. 정해진 양식은 없지만 들어가야 할 항목은 거의 정해져 있습니다.
꼭 들어가야 하는 항목
| 항목 | 영문 표기 | 쓰는 법 |
|---|---|---|
| 판매자 · 구매자 | Seller / Buyer (Messrs.) | 회사명, 주소, 연락처를 영문으로 |
| 견적 번호 · 발행일 | PI No. · Date | PI-20260929-01처럼 날짜를 넣으면 관리가 쉽습니다 |
| 유효 기한 | Valid until | 보통 발행일부터 15~30일. 환율·원가가 바뀌는 것을 막아 줍니다 |
| 인도 조건 | Terms of delivery | 조건 + 장소. 예: FOB Busan, Korea |
| 결제 조건 | Terms of payment | 예: T/T 30% in advance, 70% before shipment |
| 선적항 · 도착항 | Port of loading / discharge | EXW·FOB 조건이라도 적어 두는 것이 좋습니다 |
| 선적 시기 | Time of shipment | 예: Within 30 days after receipt of advance payment |
| 원산지 | Country of origin | Republic of Korea |
| 품목 표 | Description · HS Code · Quantity · Unit Price · Amount | 품명은 영문으로 구체적으로, 통화 단위를 표 머리에 표시 |
| 합계와 영문 금액 | TOTAL · SAY … ONLY | 숫자 합계와 영문 금액을 함께 |
| 포장 | Packing | 예: Export standard carton, 50 pcs per carton |
| 입금 은행 | Bank information | 은행명, SWIFT 코드, 계좌번호, 예금주 |
| 서명 | Signature | 판매자 서명·직인, 바이어 승인 서명란 |
금액 영문 표기 (SAY … ONLY)
숫자는 한 자리만 틀려도 금액이 크게 달라지므로, 합계를 영문으로 한 번 더 적습니다. 끝에 ONLY를 붙여 뒤에 글자를 덧붙이지 못하게 합니다.
USD 14,420.00 → SAY: US DOLLARS FOURTEEN THOUSAND FOUR HUNDRED TWENTY ONLY.
USD 12,345.67 → SAY: US DOLLARS TWELVE THOUSAND THREE HUNDRED FORTY-FIVE AND CENTS SIXTY-SEVEN ONLY.
센트가 있으면 «AND CENTS …»로 붙입니다. 엔화·동처럼 소수점이 없는 통화는 정수만 씁니다.
결제 조건 쓰는 법
| 방식 | 영문 예시 | 특징 |
|---|---|---|
| 전액 선금 | T/T 100% in advance | 판매자에게 가장 안전. 첫 거래·소액에 많이 씀 |
| 선금 + 선적 전 잔금 | T/T 30% in advance, 70% before shipment | 가장 흔한 방식. 잔금이 들어와야 선적 |
| 선금 + 서류 사본 받고 잔금 | T/T 30% in advance, 70% against copy of B/L | 바이어 부담이 줄어 협상에 유리. 잔금 미회수 위험이 조금 있음 |
| 신용장 | Irrevocable L/C at sight | 은행이 지급을 보증. 서류 준비가 까다로움 |
| 추심 | D/P at sight | 서류와 대금을 맞바꿈. 은행 보증은 없음 |
선금 비율을 적으면 PI에 선금과 잔금 금액을 따로 적어 주는 것이 좋습니다. 예: Advance payment (30%): USD 4,326.00 · Balance (70%): USD 10,094.00.
실제 사례 · 잔금은 «선적 전»으로 씁니다운영자는 첫 거래 견적송장(PI)의 결제 조건을 «T/T in advance» 또는 «T/T 30% in advance then T/T balance before shipping the goods»(선금 30%, 잔금은 선적 전)로 적습니다. 첫 바이어에게는 선적 전에 포장을 마친 물건 사진을 보내 안심시키고, 한두 번 거래하고 나면 사진을 보내지 않아도 바이어가 알아서 선적 전에 잔금을 보냅니다. 또 선금·잔금 두 번 송금을 받으면 중계은행 수수료가 빠져, USD 1,000짜리 견적송장이 통장에는 USD 940으로 들어온 적이 있습니다(2020년). 그래서 다음 견적송장에 «Bank Commission» 칸을 만들어 USD 60을 넣고, 바이어에게 이유를 설명해 함께 받았습니다.
분쟁을 부르는 흔한 실수
- 조건 뒤 장소 누락: «FOB»만 쓰면 어느 항구 기준인지 알 수 없습니다. 항상 «FOB Busan, Korea»처럼 적습니다.
- 단가와 금액 불일치: 단가를 반올림한 뒤 수량을 곱한 값과 합계가 달라지는 경우가 많습니다. 단가를 먼저 확정하고 «단가 × 수량»으로 금액을 다시 계산하세요.
- 통화 표시 누락: 달러가 여러 나라에 있으므로 USD, AUD, CAD처럼 통화 코드로 적습니다.
- 유효 기한 없음: 몇 달 뒤 옛 가격으로 주문이 들어오면 거절하기 어렵습니다.
- 품명이 너무 뭉뚱그려짐: «Tumbler»보다 «Stainless Steel Vacuum Tumbler 500ml»처럼 재질·용량을 적어야 수입국 통관에서 HS 코드 문제가 줄어듭니다.
- 은행 정보 오류: SWIFT 코드나 예금주 영문명이 한 글자만 달라도 송금이 반송됩니다.
PI를 보낸 다음
- 바이어가 PI에 서명해 돌려보내면 주문 확정으로 봅니다.
- 선금이 들어오면 생산·선적 일정을 잡습니다.
- 선적할 때는 같은 내용으로 상업송장(CI)과 패킹리스트를 만듭니다. PI와 품명·단가·조건이 달라지지 않게 주의합니다.
실제 사례 · 선금을 미루는 바이어는 일주일만 기다립니다PI까지 보냈는데 대금을 계속 미루는 바이어가 있습니다. 운영자 경험으로는 대부분 첫 거래를 앞둔 바이어였고, 중동·중남미 바이어가 많았습니다. 예전에는 이런 바이어 때문에 스트레스를 많이 받았지만, 지금은 딱 일주일만 기다린 뒤 «이번 주까지 결제하지 않으면 주문은 취소되고, 그 나라의 다른 거래처와 진행하겠다»는 메일을 보냅니다. 그래도 연락이 없으면 그 바이어와는 정리합니다. 약속을 지키지 않는 한 곳에 매달리기보다 새 바이어를 찾는 편이 낫다고 봅니다(2020년).
원가와 박스 규격만 넣으면 EXW부터 DDP까지 조건별 단가와 영문 PI·CI·PL이 바로 나옵니다.
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